Coordination interne

Contexte

En janvier 2025, Jonas quitte l'équipe de l'Atelier Soudé et il s'en va vers de nouveaux horizons. L'équipe perdant son coordinateur général, l'équipe décide d'une nouvelle organisation de coordination interne plus horizontale, et répartie collectivement. Pour cela, un séminaire a lieu durant lequel plusieurs éléments d'organisation pour une nouvelle coordination collective sont repensés. Ce feed a pour but de garder une trace des réflexions menées et des résultats retenus.

Etat des lieux du fonctionnement actuel

Réunions

Réunions hebdomadaires

Actuellement, et ce depuis quelques années, les salarié.es de l'Atelier Soudé tentent de réaliser une réunion par semaine, de 1h30, généralement le jeudi matin.

En réalité, la rigueur qui est mise pour que la réunion soit tenue est inexistante. Très souvent, d'autres événements ont lieu durant le temps de la réunion, et celle-ci est constamment décallée, parfois n'ayant pas lieu. C'est un souci que celle-ci ne soit pas fixe, et réalisée régulièrement, car un bon nombre d'informations qui doivent normalement s'échanger durant ce temps ne passent pas.

On remarque aussi, que cette réunion est bien souvent non préparée, et donc un certain nombre d'élements ne sont pas abordés.

Un autre souci identifié est le fait que les salarié.es sont constamment dérangé.es durant ces réunions, par du public, rendant compliqué la tenue de la réunion.

Au niveau contenu de la réunion, sont traités :

- les ajustements de divers projets

- les questions que les salarié.es ont sur leurs projets

- le comptage des heures

- les échanges d'informations et de dates importantes

- parfois la répartition des animations quand cela n'est pas traité durant la réunion de programmation mensuelle.

Les comptes rendus sont publiés sur le forum dans la sous-catégorie "équipe" de la catégorie "Atelier Soudé - administration".

Réunions de programmation mensuelle

Durant cette réunion, qui dure 2h et se tient une fois par mois, en début du mois, les événements et animations à venir sont réparties entre les différent.es salarié.es. Une vérification collective pour s'assurer que les événements sont bien postés sur réparons.org est également faite.

La répartition des différentes animations, prend la forme d'un tableau publié sur le forum dans la sous-catégorie "équipe" de la catégorie "Atelier Soudé - administration". Y sont renseignés la date, les horaires, la météo (utile pour les déchetteries mobiles), le lieu, les animateur.ices et le lien vers reparons.org, de l'animation.

Réunion de vision long terme

Durant ces réunions de vision à long terme, les salarié.es disent :

- comment iels se sentent

- combien de temps est-ce qu'iels se voient dans l'association, et quelles sont leurs projections.

Ces réunions ont lieu une fois tous les 6 mois et durent deux heures. Le futur de l'association n'est pas directement discuté durant cette réunion.

Réunion du conseil collégial

Les réunions du conseil collégial ont lieu une fois par mois, il s'agit du 2ème lundi du mois, de 14h à 17h. Durant cette réunion, le conseil collégial se réunit et prend des décisions.

[A COMPLETER]

Temps de travail

Les salarié.es travaillent 30h par semaine, réparti sur 4 jours, du lundi au jeudi, en sachant qu'ils sont régulièrement amenés à travailler le week-end pour réaliser des animations en extérieur.

Iels ont également la possibilité de travailler en télétravail, pour cela, ils doivent prévenir au moins 24h à l'avance, le reste de l'équipe.

En principe, les salarié.es sont tenu.es d'informer leur assureur qu'ils font du télétravail, mais ce n'est en réalité pas le cas.

Le télétravail est actuellement très apprécié par les salarié.es car il permet une gestion de l'espace et du temps facilités : iels ne sont pas dérangé.es toutes les cinq minutes par le public extérieur.

Les retards de l'équipe sont extremement fréquents, on note une certaine flexiblité de l'équipe et du travail à ce sujet, dans le sens où à partir du moment où ces heures sont rattrapées, ce n'est pas un souci. Sauf dans le cas, ou les retards sont liés à des réunions, cela est peu apprécié.

Prises de décision

Quand une problématique se pose, les salarié.es proposent une décision entre eux, et consultent le Conseil Collégial. Très souvent, la décision est ensuite prise par les salarié.es. En principe, toutes les décisions de l'association reviennent au CC. En réalité, celles-ci sont souvent prises par les salarié.es car iels ont besoin d'une réponse rapide et d'agir rapidement. Parfois, l'avis du CC n'est même pas respecté. Le RH a également un rôle RH dans une certaine mesure, et de prise de soin des salarié.es.

Les adhérent.es n'ont aucun pouvoir décisionnel ou suggestif. Iels sont simplement au courant des grandes lignes de l'association via l'AG.

Les bénévoles ont un avis suggestif, sont assez peu consultés. Les salarié.es prennent soin des bénévoles, et ont pour tâche d'animer la communauté de bénévoles. Il serait intéressant que ceux-ci soient davantage consultés et impliqués.

L'Atelier Soudé travaille avec un comptable pour gérer sa comptabilité.

Les ventes, les dons, et les différents achats réalisés par l'équipe sont inscrits dans le cahier de comptabilité. Puis le tout est transféré sur un tableur avant l'été.

Dans la clôture de notre exercice comptable, généralement, l'expert comptable ne se presse pas trop car nous ne sommes pas prioritaires par rapport à d'autres structures car nous ne sommes pas assujettis à la TVA.

Les comptes sont clôturés le 31 décembre et dans les 6 mois qui suivent, un RDV est prévu avec le comptable pour faire la clôture de l'exercice. Celui-ci doit être fait entre le 1er juin et le 31 décembre.

Voir le schéma ci-dessous pour plus d'informations.

Les projets

Nous avons recensé plusieurs projets actuellement réalisés par l'Atelier Soudé.

On distingue les projets des activités. Les activités permettent de réaliser les projets, de mettre en pratique les projets.

Nous distinguons ainsi les projets suivants :

- LinuxPopulus

- L'Atelier Piqué

- Divers événements

- Les formations : formations internes bénévoles, formations mensuelles, formations RNRR

- Les Résistanceureuses

- Le pôle pédagogie (mis en gel actuellement)

- Reparons.org

- L'Atelier Soudé (les missions de base de l'Atelier Soudé, à savoir les ateliers de co-réparation)

- La vie associative

Activités

Les activités sont en soit une mise en pratique des projets, elles permettent de réaliser les projets. Certaines activités ne sont également pas directement en lien avec les projets, mais sont inhérents à l'Atelier Soudé (comme l'administratif, la gestion RH, la coordination, la gestion du Croiseur).

On distingue ainsi :

- Les co-réparations (permanences), et les animations extérieures

- Le lien bénévole avec les moments bénévoles

- La recherche de documentation/préparation de formations

- L'encadrement de services civiques et de stagiaires

- Gestion du Croiseur

- Gestion du lieu de l'Atelier Soudé

- La vente et la récup de matos

- Le rayonnement/militantisme/les liens et partenariats avec d'autres structures et organismes

[Insérer tableau répartition rôles]

Outils numériques

Les différents outils numériques utilisés par l'Atelier Soudé ont ici été recensés.

- Drive (Croiseur, RNRR)

- Site Web R Fest

- Framatruc

- Cloud LP

- Site Web AS, blog

- Cloud AS (excel formation, agenda)

- Réparons

- Digiforma

- Webmail (contact, partenariats, R fest)

- Facture.net

- A 2 près de chez vous

- Subventions site : Mairie, Métropole

- Mails perso

- Wiki

- AST/Maif

- Elisa/VSC

- ReadTheDoc

- Github

- HelloAsso

- Sumup

- Noé

- Teams Verdicité

- Tableau de bord

- Digiforma

- Trello

- Groupe whatsapp (R fest, At actif, At piqué)

- Forum

- Mailing list (As actif, LP, R fest, At Piqué, Résistanceureuses)

- Newsletter

- Mailjet

- Wiki AS

- Notion

- GLPI

- LBC

- Paypal

- PXE

- Téléphone

- Ifixit

- Ebay (Clem)

Boite mail partenariats

Actuellement, tout un flux d'informations diverses passent par la boite mail partenariats@atelier-soude.fr. Cela comprend :

- Aide à la création d'un repair café

- Demande d'animations/devis

- Demande d'explications relative à une réparation => redirection vers le forum

- Demande d'animations sur-mesure

- Admin (de tout)

- Demande de dons

- Relations métropole

Nouvelle organisation

Gestion des demandes d'animation

Voici le protocole à suivre, lorsque nous sommes approché.es pour des demandes d'animations extérieures.

1. Renseigner :
   1. Si la demande arrive dans la boîte mail partenariats (ce qui est possible le temps de la migration des boîtes mails), il faut répondre en mettant en copie animation+nouvelle-demande@atelier-soude.fr (attention il faut qu'un seul destinataire). Ainsi la personne reçoit un mail automatique avec toutes les informations nécessaires pour réaliser une demande d'animation. Dans ce mail auto, visible ici : https://cloud.atelier-soude.fr/f/230627 les infos suivantes sont données :
      1. Type d'animation proposées
      2. Démarche à suivre et formulaire
      3. Infos sur la communication, kit de communication
         1. Pour les ateliers de co-réparation électroniques : --> https://cloud.atelier-soude.fr/s/pC3mkHwHDDR93E6 Pour les ateliers de co-réparation textiles : https://cloud.atelier-soude.fr/s/7B8xYdH4AYiH5nc Pour les ateliers de sensibilisation (autopsie de smartphone) https://cloud.atelier-soude.fr/s/GSTifTpxNSQxgCL Pour un atelier de création à base de composants électroniques https://cloud.atelier-soude.fr/s/JNqX86Bi6z3tcS6 Pour l'atelier comprendre et entretenir son ordinateur https://cloud.atelier-soude.fr/s/XzGqiQSNZHHmzrA
      4. Jour J besoins logistiques
   2. Renseigner le suivi admin sur ce tableau https://cloud.atelier-soude.fr/apps/tables/api/1/tables/17
2. Regarder les réponses au formulaire qui sont visibles ici : https://cloud.atelier-soude.fr/f/218254
3. Une fois le formulaire rempli, si :
   1. La demande concerne une demande MP, remplir le tableur de verdicité
   2. Sinon envoi d'un devis via facture.net, il faut renseigner :
      1. Destinataire (regarder s'il n'en existe pas déjà un)
      2. Durée de validité : 45 j
      3. TVA non applicable
      4. Articles : type = service
      5. Quantité : renseigner le nombre d'heures
      6. Prix HT : regarder dans le doc tarif : https://cloud.atelier-soude.fr/f/228155
      7. Description :
         1. Pour un atelier élec : Devis pour 1 atelier de réparation électronique participative d'une durée de Xh et à destination de 10 personnes maximum en simultanné. Mis à disposition : Animat.eur.ice.s Outillage Composants Les pièces de rechange sont à la charge des participants.
         2. Pour un atelier textile : Devis pour un atelier de réparation textile participatif d'une durée de Xh et à destination de 7 personnes maximum. Mis à disposition : Animat.eur.ice.s Machines à coudre Consommables
      8. Conditions de réglement : 45 jours fin de mois
      9. Mode de règlement : virement bancaire
      10. Quand c'est une facture : il faut sélectionner "Atelier Soudé" dans "compte bancaire RIB".
   3. Renseigner la date, le contact et le lieu sur le calendrier du cloud. Tant que l'animation n'est pas confirmée, la mettre en provisoire. Potentiellement, si vous vous positionnez dessus pour faire l'animation, le renseigner dans votre calendrier. Sinon le mettre dans le calendrier animation.
4. Le premier contact pour les demandes d'animation doit être traité en maximum une semaine
5. La plannification :
   1. Les demandes doivent être planifiées au mieux, 3 mois à l'avance, et au pire, 1 mois à l'avance.
6. La confirmation : une fois la demande confirmée, celle-ci doit :
   1. Etre entrée sur reparons.org (à voir avec le contact qui demande l'animation)
   2. Vérifier le système d'inscription choisi
   3. S'assurer que l'événement est mis en "validé" sur le calendrier du cloud
7. Une semaine avant l'animation, la personne en charge de l'animation s'assure que celle-ci possède un.e animateur.ice attitré.e.
8. Le jour-J ou quelques jours avant : les personnes qui interviennent s'assurent qu'elles une malette de prête et correctement équipée.
9. Penser à prendre des photos durant l'animation (ne pas prendre des photos des gens), et prendre en note les informations nécessaires pour le remplissage du tableau verdicité Marché Public si l'animation est concernée. Des tableaux papiers avec ce qu'il faut noter sont présents dans chaque malette.
10. Après l'animation : reporter les informations sur le tableau de la Métropole.

Gestion des mails

Il a été décidé de créer d'autres adresses mails afin de mieux centraliser les informations par thématique :

- Communication : reseau@atelier-soude.fr

- Formation et transmission/accompagnement : transmission@atelier-soude.fr

- Communauté : communaute@atelier-soude.fr

- Animation : animation@atelier-soude.fr

- Admin (AST, Services civiques, etc) : administration@atelier-soude.fr

- Atelier Piqué : contact@atelier-pique.fr

- Contact : contact@atelier-soude.fr

- R festival : contact@r-le-festival.fr

- Linux et Populus : linuxetpopulus@protonmail.com

A terme, la boite mail partenariats sera supprimée, puisque les différents flux d'informations sont redirigés vers ces différentes boites mail. Les gens qui écrivent à partenariats@atelier-soude recevront automatiquement un mail leur indiquant d'écrire à la bonne adresse mail.

Les boîtes mail sont gérées individuellement par les salarié.es de l'association. Certaines boîtes continueront d'être gérées collectivement, comme contact@atelier-soude.fr. Dans ce cas, le protocole suivant est appliqué :

- Mettre des étiquettes pour les catégories de mail

- Ne pas mettre en "lu" automatiquement l'ouverture du mail. Le mail doi être noté comme lu seulement lorsqu'une action a été réalisée avec celui-ci : redirection ou réponse.

- Pas plus d'une semaine d'ancienneté du mail.

- Utiliser les templates de réponses automatiques.

- Mettre systématiquement une réponse automatique en cas d'absence prolongée (congés, fermeture de l'Atelier).

Communication interne

Durant les réunions hebdomadaires fixées au [insérer jour de la semaine], les salarié.es se font passer les diverses informations qui concernent tout le monde.

Lorsqu'un problème est rencontré, ou que quelque chose nécessite une action et que personne ne s'est positionné.e dessus, le tableur à remarques doit êtrer empli. Visible sur le cloud dans Production > Coopération > Coordination. Le problème devra être résolu durant la réunion d'équipe.

Si le.la salarié.e a besoin d'une information urgente, le flux d'information passe par sms. Si cela est peu urgent, un mail. Et si cela peut attendre, le sujet sera traité en réunion.

Prises de décision

Quand il y a un gros sujet qui nécessite une prise de décision, la personne porteuse de l'information doit définir :

- Combien de temps est-ce que cela prend ?

- Est-ce un sujet d'intérêt pour moi ou pour l'association ?

- Quels sont les effets négatifs comme positifs ?

- Est-ce que j'ai consulté les autres salarié.es de l'association ?

- Quel est le besoin ?

- Faut-il un espace de stockage ?

- Combien y a-t-il de projets en cours au moment où se pose le sujet ?

- Combien de personnes est-ce que cela mobilise ?

Chaque critère doit être réfléchi et noté sur 10 par la personne porteuse du sujet, qui doit ensuite informer du sujet au reste de l'équipe, lors des réunions hebdomadaires. Eventuellement, celle-ci peut ouvrir un sujet sur le forum et consulter le Conseil Collégial. Le sujet est alors discuté, puis une décision est prise à ce sujet.

Répartition des rôles

Error creating thumbnail: File with dimensions greater than 12.5 MP

Calendrier des dates importantes

Semaine type

La vie de l'Atelier est rythmé par des ateliers hebdomadaires internes et externes. Le reste du temps est dédié à la gestion de l'association et à la création de projets.

Pus d'Infos & Inscriptions sur reparons.org

	LUNDI		MARDI			MERCREDI	JEUDI		VENDREDI	SAMEDI
10h										Souvent Déchetterie Mobile
11h
12h
13h
14h	1/2 Corep Textile Croiseur		1/2 Corep Textile MEC	Corep Élec Croiseur	Ouverture Public Croiseur	Souvent Déchetterie Mobile			Souvent Déchetterie Mobile
15h							L&PCroiseur
16h		L&PMiete
17h			1/2 Corep Élec MEC	L&PCroiseur	1/2 Moment BénévoleCroiseur		Corep Élec Croiseur	Ouverture Public Croiseur
18h
19h
20h
21h

Légende				Lieux
1/2 : une semaine sur 2				Croiseur : QG Lyon 7
Corep : Atelier de réparation participative				MEC : Maison de l’Economie Circulaire Lyon 1
L & P : Linux & Populus (informatique)				La MIETE : Flachet

PROGRAMME ANNÉE 2025

Janvier & Février sont des mois de transitions qui permettent de faire le bilan et de préparer l'année à venir. Nous sommes notamment en train de faire évoluer notre organisation et notre inclusivité.

Mars - Juin s'annoncent des mois bien chargés avec beaucoup d'animations, des formations en interne et la mise en place des nouveaux outils de gestion et de communication.

Juillet - Août activité mois forte qui permet à chacun de faire avancer des projets plus personnels

Septembre - Octobre Grosse période avec des animations, l'arrivée de nouveaux membres et de potentiels Service Civique et Evènement : 10ans de l'Atelier Soudé pendant les Journées Nationales de la Réparation (16 - 19 octobre)

Novembre - Décembre : Légèrement plus calme, cloture des projets annuels.